Come usare excel

Vuoi iniziare ad utilizzare Excel? Questo articolo ti mostra come usare Excel partendo da zero: potenzialità di Excel, come usare i fogli di lavoro, come inserire e copiare dati,  selezionare più celle, utilizzare il formato celle.

1. Perché usare excel

Excel è un programma molto utile per creare tabelle, effettuare calcoli, preparare grafici, ordinare e filtrare elenchi, creare tabelle pivot riassuntive per poter analizzare i dati.

Nel video seguente ti mostro alcuni casi pratici: una tabella prodotto in cui calcolare il prodotto tra quantità e prezzo; una tabella che in pochi secondi viene visualizzata in un grafico; un elenco su cui viene applicato un filtro e poi costruita una tabella pivot riassuntiva.

2. Il foglio di excel

Un foglio Excel si presenta come una griglia composta da righe e colonne la cui intersezione crea le celle.

Le righe del foglio sono identificate da numeri, mentre le colonne da lettere.

Ogni cella è identificata da una coordinata univoca, ad esempio A2, B4, C10.

Per allargare/stringere una colonna ci si posiziona tra la fine della colonna stessa e l’inizio di quella successiva e si trascina il mouse tenendo premuto il tasto sinistro. In maniera analoga si procede per le righe.

Per capire di quante righe e colonne è composto il nostro foglio è sufficiente usare le combinazioni di tasti CTRL+ freccia verso il basso (per arrivare alla fine delle righe) e CTRL+ freccia verso destra (per arrivare alla fine delle colonne)

Per inserire contenuto nelle celle è sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse sulla cella in cui si vuole scrivere (detta cella attiva), digitare il contenuto che si desidera e poi premere il tasto INVIO per confermare l’inserimento.

3. Gestione dei fogli

In un file di Excel è possibile lavorare con più fogli, ciascuno dei quali presenta una nuova griglia. Per spostarsi tra un foglio e l’altro è possibile usare le schede poste nella parte bassa.

Ci si può spostare anche utilizzando solamente la tastiera, utilizzando le combinazioni di tasti CTRL + PagSu e CTRL + PagGiù.

Per aumentare lo zoom è sufficiente tener premuto il tasto CTRL e girare la rotellina del mouse. Girando verso l’alto si aumenta lo zoom, verso il basso si diminuisce.

Il nome del foglio dovrebbe sempre far capire quali dati sono stati inseriti. Per modificare il nome di un foglio è sufficiente cliccare due volte nella linguetta contenente il nome, modificare e confermare successivamente con il tasto INVIO.

Per inserire un nuovo foglio è sufficiente cliccare sulla linguetta posta dopo i fogli di lavoro utilizzati.

Per modificare l’ordine dei fogli è necessario trascinare con il tasto sinistro del mouse la linguetta del foglio che si desidera spostare.

Ci sono diversi metodi per creare una copia di un foglio.

METODO N°1
Il metodo più veloce in assoluto consiste nello spostare un po’ più a destra o sinistra la linguetta del foglio che si desidera copiare tenendo premuto il tasto CTRL.

Un esempio pratico lo puoi trovare nell’articolo Come copiare un foglio di Excel?

METODO N°2
Un altro modo per copiare un foglio di lavoro consiste nel cliccare con il tasto destro sul nome del foglio e scegliere la funzionalità “Sposta o copia…”.

Nella finestra successiva è necessario selezionare la voce “Crea una copia” posta nella parte bassa. Eventualmente è possibile anche specificare la posizione del nuovo foglio utilizzando l’elenco posto sotto alla voce “Prima del foglio:”.

Dopo aver confermato con il tasto OK viene visualizzato il nuovo foglio, al cui nome viene aggiunto un numero progressivo tra parentesi.

Utilizzare la funzionalità “sposta o copia foglio” è utile quando si desidera copiare o spostare il foglio (o i fogli selezionati) in un altro file, nuovo o già esistente.

4. Inserire dati nelle celle

Per poter utilizzare Excel è necessario sapere come inserire un contenuto all’interno delle celle.

Ci si posiziona sulla cella nella quale si desidera scrivere, si inserisce il testo/il numero/la data/la formula e si conferma premendo il tasto INVIO. Fino a quando non si conferma Excel visualizza la barra di inserimento verticale nera alla fine del contenuto della cella e renderà non utilizzabili alcuni comandi della barra multifunzione.

La cella in cui ci si trova viene detta “cella attiva” ed ha un bordo nero intorno più grosso di quello delle altre celle. Ciò che scriviamo viene inserito nella cella in quel momento attiva. Dobbiamo tener presente questo aspetto fondamentale, in particolare quando inizieremo ad eseguire calcoli inserendo formule e funzioni.

Il contenuto della cella è visibile nella barra della formula posta nella parte alta, sopra alle colonne.

Va sottolineato che il contenuto della barra può essere diverso da ciò che viene visualizzato nella cella, come succede quando nella cella viene visualizzato il risultato di una formula e nella barra la formula vera e propria .

Per modificare il contenuto di una cella è sufficiente eseguire un doppio clic con il mouse nella cella o pigiare il tasto F2. Dopo aver modificato si conferma con il tasto INVIO.

5. Copia/incolla con il trascinamento

Molto utile è la funzionalità di trascinamento: posizionarsi nell’angolo in basso a destra della cella e una volta visualizzata una specie di crocetta nera, spostarsi tenendo premuto il tasto sinistro.

Viene quindi visualizzato un bordo di spessore grigio su tutte le celle nelle quali viene trascinato il contenuto della prima.

Il risultato finale, che sarà equivalente ad un copia/incolla del contenuto, dipenderà dalla natura della cella di partenza: se testo verrà ricopiata tale e quale (nella figura sottostante la parola “excel”), se mese (o giorno della settimana) o data si otterranno i valori temporalmente successivi, se numero verrà ripetuto in maniera identica (si veda la colonna con gli uno).

Si presti attenzione al punto in cui ci si posiziona prima di trascinare la cella: solo se si è esattamente sopra al quadratino in basso a destra verrà visualizzata la crocetta nera e si potrà procedere al trascinamento. Se invece ci si posiziona un po’ più alto o un po’ più a sinistra dell’angolo basso comparirà una freccia a quattro punte che permette di sfruttare una funzionalità completamente diversa, quella dello spostamento della cella da cui si parte.

L’effetto sarà decisamente diverso: invece che copiare/incollare il contenuto della cella di partenza, la si sposterà nella cella di destinazione andandone eventualmente a sostituire, se non vuota, il contenuto.

6. Selezionare celle, righe, colonne, foglio intero

Nella scheda “Home” della barra multifunzione sono disponibili i comandi più frequentemente utilizzati nelle operazioni di formattazione, quali ad esempio il tipo e la dimensione del carattere, l’allineamento orizzontale e verticale del contenuto delle celle.

Per applicare a più celle uno stesso comando di formattazione è possibile selezionare contemporaneamente tutte le celle interessate. Ci si posiziona nella parte centrale della prima cella da selezionare e, verificando che il puntatore venga visualizzato come una crocetta bianca, ci si sposta tenendo premuto con il tasto sinistro.

È possibile selezionare anche una colonna intera cliccando sulla lettera corrispondente oppure più colonne insieme selezionando le rispettive lettere con il tasto sinistro. Discorso analogo per le righe.

Per selezionare l’intero foglio di lavoro è sufficiente cliccare sul rettangolino posto a sinistra della colonna A e sopra alla riga 1.

Come selezionare celle non adiacenti? 1.Ci si posiziona sulla prima cella da selezionare 2.tenendo premuto il tasto CTRL si vanno a selezionare le altre celle.

Utilizzando il tasto CTRL si possono così selezionare contemporaneamente due o più celle non vicine, aree o intere colonne/righe.

L’utilità della selezione di celle non contigue consiste nel poter applicare una particolare formattazione solo alle celle selezionate, nel riuscire a selezionare solo determinate serie di dati da rappresentare in un grafico, nel fornire ad una funzione un insieme di celle non contigue.

7. Formato celle

Uno dei comandi più importanti relativi alla formattazione delle celle è senza dubbio quello legato al formato. Nella scheda “Home”, sezione “Numeri”, è presente un elenco a discesa dal quale è possibile scegliere una delle diverse modalità di visualizzazione del contenuto delle celle.

Il formato “Generale” è solitamente quello predefinito, che si presta a visualizzare più contenuti.

Quando si lavora con numeri è possibile scegliere tra il formato “Numero” (con due cifre decimali) e due formato che visualizzano il simbolo di valuta: “Valuta” e “Contabilità”, la cui differenza consiste solo nella posizione più o meno vicina del simbolo rispetto al numero.

Vi è poi il formato  “Percentuale” che, oltre a visualizzare il simbolo “%”, moltiplica il numero per cento, cosa questa che può creare qualche problema se non tenuta in considerazione nelle formule. Se si formatta una data ci sono un paio di formati disponibili: “Data in cifre” e “Data estesa”.

L’elenco a discesa visualizza anche un’utile anteprima relativa ad ogni formato.

Oltre ai formati citati ve ne sono altri visibili nell’elenco a discesa o richiamabili dalla voce “Altri formati” presente nell’elenco a discesa o dalla freccia presente nella sezione “Carattere” della barra multifunzione.

Al clic si aprirà la classica finestra del “Formato celle”, dalla quale è possibile definire gran parte delle opzioni di formattazione, anche quelle non presenti nella barra multifunzione, utilizzando le schede “Allineamento”, “Carattere”, “Bordo”, “Riempimento” e “Protezione”.

8. Libro esercizi excel base

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Riassumendo

In questo articolo hai visto come iniziare ad usare excel.

Una volta preso confidenza con il foglio di lavoro, la selezione di celle,righe e colonne, l’utilizzo del riempimento automatico è possibile provare a passare alla fase successiva (la parte più divertente :-)): eseguire calcoli con Excel.

Se vuoi iniziare ad effettuare calcoli puoi leggere l’articolo che ti mostra come utilizzare le formule di Excel e proseguire poi con l’articolo che ti mostra come come usare le funzioni di Excel.