Di recente, una corsista mi ha presentato un problema apparentemente semplice che ha richiesto però un po’ di creatività per essere risolto. Vediamo insieme la situazione e come l’abbiamo risolta.
Il problema
La corsista aveva una colonna in Excel con dati da dividere in due colonne separate. Il formato era simile a questo:
Codice prodotto – Descrizione prodotto
Il delimitatore da usare per la divisione era il trattino (“-“), e sembrava una soluzione semplice: utilizzare lo strumento di Testo in colonne in Excel per separare i dati.
Tuttavia, quando abbiamo provato a dividere i dati, abbiamo notato che alcune informazioni andavano perse, specialmente quando c’era un ritorno a capo all’interno della cella. In questi casi, tutto ciò che si trovava dopo il ritorno a capo non veniva trasferito nella nuova colonna.
Esempio visivo del problema:
Di seguito puoi vedere i dati di partenza ed uno dei passaggi del Testo in colonne. Le cella A4 e A7 contengono un ritorno a capo prima della descrizione. Nell’anteprima si nota la perdita della descrizione della cella A4.
Questo il risultato finale. Per i codici 202 e 205 mancano le descrizioni.
La causa del problema
Il vero “colpevole” era il ritorno a capo presente all’interno delle celle. In Excel, un ritorno a capo viene creato con la combinazione di tasti Alt+Invio e, sebbene sembri invisibile, è un carattere nascosto che interferisce con la suddivisione del testo.
Come risolvere il problema: la funzione SOSTITUISCI
La soluzione è stata quella di rimuovere i ritorni a capo prima di utilizzare lo strumento Testo in colonne. Per farlo, abbiamo usato la funzione SOSTITUISCI. Ecco come funziona:
- Identificare il carattere del ritorno a capo: In Excel, il ritorno a capo corrisponde al carattere ASCII 10. Puoi verificare facilmente inserendo manualmente un ritorno a capo in una cella e poi usando la funzione CODICE.CARATT per identificare il numero del carattere. Ecco la formula utilizzata:
=CODICE.CARATT(10) - Rimuovere i ritorni a capo: Una volta identificato il carattere, puoi sostituirlo con uno spazio vuoto o eliminarlo del tutto utilizzando la funzione SOSTITUISCI. La formula per sostituire i ritorni a capo (carattere 10) è la seguente:
=SOSTITUISCI(N3; CODICE.CARATT(10);“”)
In questo modo, il ritorno a capo viene eliminato e i dati sono pronti per essere separati correttamente con lo strumento Testo in colonne. - Incollare come valori: Dopo aver applicato la funzione SOSTITUISCI, ti consiglio di incollare i risultati come valori per evitare che le formule causino problemi successivi.
Un’altra curiosità: come dividere in colonne con il ritorno a capo
Se, invece di eliminare i ritorni a capo, volessi usarli come delimitatori per separare i dati, puoi farlo facilmente utilizzando una combinazione di tasti speciale. Quando arrivi al secondo passaggio della procedura Testo in colonne, nella casella “Altro” per inserire un delimitatore personalizzato, puoi premere Ctrl+J per indicare il ritorno a capo come delimitatore.
Grazie a questo approccio, la corsista è riuscita a risolvere il suo problema e ha potuto dividere correttamente i dati in colonne senza perdere informazioni preziose. Se anche tu ti trovi in situazioni simili con Excel, prova a seguire questi passaggi e fammi sapere come va!
